Erfolgsfaktor Sponsorentreffen: Wie Sportvereine langfristige Partnerschaften aufbauen und pflegen

Du willst Sponsoren langfristig an deinen Verein binden? Bestes Mittel dazu ist ein Sponsorentreffen, bei dem persönliche Beziehungen zwischen Sponsoren und Verein entstehen, die die Grundlage für eine langfristige Zusammenarbeit bilden. 

Heike vom Sponsorliebling hat jahrelange Erfahrung mit unterschiedlichsten Sponsorentreffen und verrät dir in diesem Artikel alles, was du wissen musst, um selbst ein erfolgreiches Sponsorentreffen zu planen und durchzuführen.

Heike, was genau verstehst du eigentlich unter einem Sponsorentreffen?

Bei einem Sponsorentreffen kommen Vereinsvorstände und Sponsoren zusammen. Wie genau ein Sponsorentreffen abläuft, liegt dann in der Hand der Verantwortlichen — das kann der Verein selbst oder einer der Sponsoren sein.

Klassische Formate sind zum Beispiel ein gemeinsames Frühstück, ein Grill-Abend mit Boule-Spiel, ein Pub-Quiz oder der Besuch eines Sport-Events. Gerade, wenn du zum ersten Mal ein Sponsorentreffen ausrichtest, kann es Sinn machen, auch die Familien der Sponsoren mit einzuladen, um sich besser kennen zu lernen.

Unterm Strich dient ein Sponsorentreffen immer dazu, persönliche Beziehungen durch gemeinsame Erlebnisse und Begegnungen zu ermöglichen. All das trägt dazu bei, dass Sponsoren deinen Verein langfristig unterstützen.

Ganz automatisch ist ein Sponsorentreffen immer auch ein Netzwerktreffen, von dem die Sponsoren sehr profitieren.

Mein Pro-Tipp: Wenn du 2-3 Sponsorentreffen im Vereinsumfeld durchgeführt und entsprechend Erfahrungen gesammelt hast, kann so eine Veranstaltung auch vor Ort bei einem Sponsoren stattfinden. Dabei bietet sich auch ein Blick hinter die Kulissen an, um mehr über das Unternehmen, das sponsert zu erfahren.

Ein Verein hat Lust bekommen und möchte zum ersten Mal ein Sponsorentreffen durchführen. Welche Tipps hast du für die Vorbereitung?

 Da kannst du dich an dieser Checkliste orientieren:

Wie?

Überlege gemeinsam mit dem Sponsorenteam, wie euer Sponsorentreffen ablaufen soll! Sammelt Ideen und wählt ein Format aus, das gut zu euch und euren Sponsoren passt. Hier gibt es kein Richtig oder Falsch.

Ganz grob könnt ihr euch an diesem Ablauf orientieren:

19 Uhr                         Sektempfang / Ankommen / Snacks

19.15 Uhr                   Offizielle Begrüßung des Vereinsvorstands, kurzer Bericht aus dem Verein

19.25 Uhr                   Vorstellungsrunde

19.40 Uhr                   Programm (z.B. Vortrag, Boule-Spiel, Pub-Quiz oder Ähnliches)

20.45 Uhr                   Programm-Ende und Austausch unter den Partnern

Insgesamt kann ich euch sehr empfehlen, besonders bei so einem ersten Sponsorentreffen sehr großzügig zu sein. Ladet eure Gäste zum Brunchen ein, organisiert Pizza für alle oder werft den Grill an.

Wo?

Suche den passenden Ort für dein Sponsorentreffen aus! Das kann das Vereinsheim sein, die Haupttribüne oder eine Sportstätte. Auch ein Café oder Restaurant in der Nähe bietet sich gut an.

Später können die Sponsorentreffen vor Ort bei einem Sponsoren stattfinden. Ebenso ist der Besuch einer sozialen Einrichtung oder eine gemeinsame Aktivität, wie zum Beispiel eine Nachtwächterführung oder eine kulinarische Stadtführung möglich. Schaut, was eure Stadt anbietet.

Wer?

Als nächstes solltest du dir überlegen, wer eingeladen werden soll. An erster Stelle stehen hier natürlich die Sponsoren und die Vereinsvorstände. Aber auch Abteilungsleiter oder hauptamtliche Mitarbeiter*innen des Vereins sind gern gesehene Gäste auf Sponsorentreffen. So ein Treffen kann natürlich auch für einen potentiellen neuen Sponsoren interessant sein, der kurz vor Vertragsabschluss steht.

Wichtig: Lade immer alle Sponsoren ein, selbst wenn das Event bei einem Sponsor vor Ort stattfindet. Die Sponsorentreffen sind gleichzeitig auch wichtige Netzwerktreffen für die Sponsoren.

Wann?
Jetzt gilt es, den perfekten Termin für dein Sponsorentreffen zu finden.

Hier arbeiten wir nach dem Ausschlussverfahren: Wir empfehlen unseren Vereinen immer, einen Termin außerhalb der Ferien und mit etwas Abstand zu Brückentagen zu wählen. Auch die Wochenenden im Sommer sind nicht geeignet. Rund um größere Vereinsevents sind die Vereinsfunktionäre meist schon sehr stark eingebunden, da macht ein weiterer Termin wenig Sinn.

Die einzige Sache, die ihr jetzt noch beachten müsst, ist die Uhrzeit: Passt diese so gut wie möglich an die Arbeitszeiten der eingeladenen Personen an!

Und wie läuft ein Sponsorentreffen ab, wenn es bei einem Sponsoren stattfindet? Welche Rolle hat da der Verein?

Falls einer deiner Sponsoren die Vorbereitung eines Sponsorentreffens übernimmt, hast du eher eine beratende Rolle:

• Du unterstützt den Sponsor bei der Ideenfindung und Programmgestaltung.
• Du versendest die Einladungen.
• Du organisierst ein Geschenk für den Gastgeber.
• Bei der Veranstaltung selbst begrüßt du gemeinsam mit dem Sponsor die Gäste und heißt sie willkommen.
• Du hast die Zeitplanung im Blick.
• Du machst Fotos.
• Du schreibst einen Nachbericht.

Welche Aufgaben sind nach der Umsetzung des Events noch notwendig?

An erster Stelle steht natürlich, den Gastgebern danke zu sagen!

Danach empfehlen wir, einen Nachbericht zu schreiben und diesen über die Vereinsmedien zu veröffentlichen (z.B. Vereinsheft, Website oder Instagram).

Diesen Bericht schickt ihr anschließend an alle Gäste und dankt ihnen für ihre Teilnahme am Sponsorentreffen. Gerne könnt ihr die Gäste auch darauf hinweisen, dass diese in ihren eigenen Medien über das Sponsorentreffen berichten können.

Und danach gilt: Nach dem Sponsorentrefen ist vor dem Sponsorentreffen! Macht euch gleich an die Planung des nächsten Events! Zwei bis drei Events im Jahr sind eine gute Hausnummer.

Welche Art der Sponsorentreffen waren beim Sponsorliebling in der Vergangenheit am erfolgreichsten?

Erfolgreiche Events waren gemeinsame Kochrunden oder ein Neujahrsfrühstück in einem Café vor Ort. Auch kulinarische Stadtführungen oder ein Abend in einer Besenwirtschaft habe ich in bester Erinnerung. Wie ihr seht, hängen Erfolg und gutes Essen in unserem Fall eng zusammen. 🙂

Tolle Sponsorentreffen, die bei den Sponsoren stattgefunden haben, waren zum Beispiel ein Blick hinter die Kulissen in einem Waschpark — mit kostenloser Autowäsche für alle Beteiligten. Oder in einem Sanitätshaus wurden live und vor Ort Flipflops mit individuellem Fußbett hergestellt.

Warum denkst du, waren genau diese Formate so erfolgreich?

Die Treffen waren allesamt sehr kurzweilig, super interessant und gesellig. Die Gruppengröße von jeweils ca. 15-30 Personen bot die perfekte Möglichkeit, um sich zu vernetzen und ins Gespräch zu kommen. Und natürlich gab es immer eine gute Verpflegung durch den Gastgeber.

So ein Abend schweißt definitiv zusammen und bietet eine gute Grundlage, um auch zukünftig vertrauensvoll zusammenzuarbeiten.

Welches ist aktuell dein liebstes Format für ein Sponsorenevent?

Mein Favorit ist der Blick hinter die Kulissen bei den Sponsoren. Man erfährt dabei so viel über das Unternehmen und spürt die Leidenschaft der Unternehmer. Das ist dann nicht mehr nur ein Sponsor.

Vor einiger Zeit haben wir mit einer Lackiererei ein Ski-Opening in der Werkstatt veranstaltet, da das thematisch gut zum Verein passte. Mit Kaiserschmarren, Band, Winter-Panorama und Schlitten-Fotos. Zusätzlich gab es eine Führung durchs Unternehmen.

So ein Abend bleibt natürlich bei allen Beteiligten in bester Erinnerung.

Aber ich probiere natürlich gerne auch neue Formate aus und habe ein Escape-Spiel mit Vereinsbezug im Umfeld eines Sponsors entwickelt.

Heike, vielen Dank für diesen Einblick in die Arbeit des Sponsorlieblings!