Wie bereits im Blog-Beitrag „Sponsoren verwalten mit unserer Datenbank schaut anders aus“ angesprochen, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, die Daten aus der Sponsorensuche zu verwalten. Zudem gibt es unterschiedliche Arten des Sponsorings, die ihre eigenen Anforderungen mitbringen. Dieser Blog-Beitrag gibt euch ein paar Denkanstöße, die euch bei der Entscheidung des Verwaltungstools helfen können.
Bitte beachte, dass zwei unterschiedliche Arten von Sponsoring im Vergleich stehen. Dabei könnte auch das Akquise-Helferle für die Mannschaftsvermarktung verwendet werden oder die Google-Tabelle für die Vereinsvermarktung. Nun aber zu den Beispielen:
Matheo‘s Mannschaftsvermarktung mit Google
Matheo ist Sponsoring-Verantwortlicher einer erfolgreichen Baseball-Mannschaft. Er sucht für jede Saison neue Sponsoren und schließt mit diesen Jahresverträge. Für ihn ist die Sponsorensuche ein Projekt, das einmal jährlich ansteht. Für die Datenpflege nutzt er die kostenfreien Angebote von Google Drive. Seine Daten kann er hier übersichtlich und kostenlos verwalten. In seiner Tabelle hinterlegt er ordentlich, welche Firmen als Sponsor interessant sind, wer abgesagt hat, wer angerufen werden kann und das immer zusammen mit den entsprechenden Kontaktdaten seines Ansprechpartners. Zu jedem Telefongespräch hinterlegt er seine persönlichen Notizen. Da Matheo gerne im Google-Umfeld arbeitet und sich bestens damit auskennt, gelingt es ihm, die gebuchten Pakete direkt in der Online-Tabelle zuzuweisen. So hat er über die Saison hinweg alle Sponsorenleistungen auf einen Blick und muss nicht zwischen verschiedenen Tabellen hin und herspringen. Über selbst gesetzte Filter und die eigene Logik bleiben die Daten für ihn persönlich übersichtlich. Er muss diese nicht mit anderen Personen teilen, da er alleine für die Sponsorentätigkeit der Mannschaft zuständig ist.
Helli’s Vereinsvermarktung mit der Datenbank
Helli hingegen unterstützt die Geschäftsführung ihres Breitensportvereins (ohne Profisport-Ausrichtung) bei der Vereinsvermarktung. Das Sponsoring-Engagement ist keiner Abteilung zugewiesen. Vielmehr unterstützt der Sponsor den gesamten Verein und tritt in den Vereinsmedien abteilungsübergreifend auf. Für Helli ist die Sponsorensuche das ganze Jahr über ein Thema. Um hier einen guten Überblick zu behalten, nutzt sie für die Verwaltung der Daten das CRM-System vom Sponsorliebling. Mit diesem werden vorwiegend neue Sponsorenkontakte übersichtlich verwaltet. Auf diese Daten haben auch andere Vereinsvertreter wie z.B. die Geschäftsführung einen Lesezugriff. Helli verfolgt alles bis zum Vertragsabschluss in der Datenbank. Mit dem unterzeichneten Vertrag wird die Firma als Sponsor markiert. Die Kontaktpflege zum Sponsor (Telefonate vor Vertragsverlängerung, Termine für Jahresgespräche etc.) wird weiter über die Sponsoren-Datenbank gepflegt. Da die Sponsorenpflege (Leistungsübersicht, Rechnungsstellung etc.) weniger Daten zum Verwalten enthält, setzt sie hier wieder auf die bekannte Excel-Tabelle. Helli hilft es so, eine optimale Übersicht zu behalten und zudem kann sie die Daten mit ihrem Team im Verein teilen.
Natürlich könnte diese Liste an Beispielen nun fortgesetzt werden. Sicherlich interessiert euch, was denn jetzt die bessere Arbeitsweise ist, oder? Die perfekte Lösung hat der Sponsorliebling noch nicht gefunden. Jede Arbeitsweise bringt Vor- und Nachteile. Für die beiden ausgewählten Beispiele hat der Sponsorliebling sich Gedanken zu den Vorteilen gemacht.
Vorteil Google-Tabelle:
- Lässt sich überall abrufen
- Mit einer gewissen Expertise lässt sich von der Sponsorensuche bis zur -pflege alles abbilden
- Lässt sich mit den Formeln (ähnlich wie Excel) gut individualisieren
- Gute Such-Option innerhalt der Tabelle
- Pro Projekt eine Tabelle
- Vergabe von Rechten beim Teilen der Tabelle möglich
- Kostenlos
Vorteil von der Datenbank „Akquise-Helferle“:
- Bleibt auch für andere Vereinsvertreter übersichtlich
- Die wichtigsten Daten können in einer Excel-Tabelle exportiert werden
- Übersichtliche Oberfläche bei vielen Daten
- Es kann nachvollzogen werden, wer an was gearbeitet hat
- Lässt sich bei einem Wechsel der Zuständigkeit gut übergeben
- Direkte Verknüpfung mit Outlook, sodass Termine im bekannten Umfeld gespeichert werden
Bei der Wahl der Datenverwaltung im Bereich Sponsoring ist entscheidend, wie viele Personen auf die Daten zugreifen. Je mehr das sind, umso intuitiver sollte die Datenverwaltung sein. Das Akquise-Helferle hat sich zum Beispiel das Ziel gesetzt, die Datenmenge beim ersten Einblick so anzuordnen, dass die Person, die darauf schaut, nicht von der Datenmenge erschlagen wird. Über unterschiedliche Zutritte ist fest geregelt, wer Informationen bearbeiten und wer nur kommentieren kann. Wenn jedoch nur eine Person die Sponsoring-Tätigkeiten begleitet, können auch große Datenmengen gut in einer Tabelle strukturiert werden.
Egal was es am Ende wird, bei beiden ist wichtig, dass du alles unter Kontrolle hast: Es sollten keine Datensätze verloren gehen. Der Sponsorliebling empfiehlt dir, regelmäßig zu prüfen, dass kein potenzieller Kontakt durchrutscht.
- Prüfe regelmäßig, ob noch alles aktuell ist
- Erstelle Sicherungsdateien
- Prüfe deine Eingaben: Hast du vielleicht einen persönlichen Termin geführt, aber danach vergessen den nächsten Telefontermin zu setzen?
Sponsorlieblings Sponsorenverwaltung hat bereits kleine Helferle mit drin. Es markiert Firmen, denen keine Aktion zugeordnet ist. Sprich, wenn kein Telefontermin, keine Aufgabe oder kein persönlicher Termin eingetragen sind, dann rutschen die Firmen in eine separate Liste. Jeder Kontakt ist wertvoll und sollte erst in die „Ablage“ wandern, wenn es das Unternehmen nicht mehr gibt, die Firma keinen weiteren Kontakt wünscht oder die Zusammenarbeit mit dem Verein wirklich nicht passt. Das Akquise-Helferle hat dafür die Kategorie „nicht mehr kontaktieren“. Alle anderen Firmen haben mindestens eine der 3 möglichen Kontaktpflege-Bereiche abgedeckt. Ist zum Beispiel ein Unternehmen gerade nicht interessant, so würde der Sponsorliebling das in den Notizen vermerken und in drei Jahren den nächsten Telefontermin setzen. Evt. ändert sich ja in dieser Zeit etwas und das Unternehmen ist wieder offen für den Austausch.
Prüfe für deine Arbeit, was du benötigist und ob sich die Investition in eine Sponsoring-Software lohnt. Natürlich gibt es viele weitere Anbieter, die auch auf eine Sponsorenverwaltung ohne Excel setzen. Wichtig ist jedoch bei allen Lösungen, dass du deine Sponsorenanfragen sauber verwaltest.
Teile gerne deine Erfahrung im Bereich der Sponsorenverwaltung mit dem Sponsorliebling.
